Hóa đơn điện tử

Khi tiệm vàng thực hiện giao dịch cả mua và bán với cùng một khách hàng, việc xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) có thể gây ra nhiều thắc mắc. Liệu chỉ xuất hóa đơn cho món hàng mới bán ra, chỉ tiền công món hàng mới hay xuất HĐĐT cho phần tiền thanh toán cuối cùng? Hãy cùng Phần Mềm Vàng giải đáp câu hỏi này qua bài viết sau.

1. Tình huống giao dịch cả mua và bán với cùng một khách hàng

Khi tiệm vàng mua và bán với cùng một khách hàng, trên thực tế, số tiền thanh toán cuối cùng sẽ được cấn trừ giữa giá trị của hàng bán ra và hàng mua vào. Điều này có nghĩa là sau khi tiệm vàng nhận lại món hàng cũ từ khách, tiệm vàng hay khách hàng sẽ thanh toán phần chênh lệch giữa giá trị của món hàng cũ và món hàng mới bán ra tùy vào giá trị của hai mặt hàng này. Tuy nhiên, việc xuất hóa đơn điện tử trong trường hợp này không phải là điều đơn giản, bởi tiệm vàng cần phân biệt giữa hai giao dịch mua và bán.

2. Quy định xuất hóa đơn điện tử

Theo quy định, khi tiệm vàng giao dịch cả mua và bán với một khách hàng, các bước xuất hóa đơn điện tử sẽ được phân chia rõ ràng như sau:

– Hóa đơn điện tử cho món hàng mới bán ra
– Tiệm vàng sẽ xuất hóa đơn điện tử cho món hàng mới bán ra, bao gồm:

•    Giá trị của vàng nguyên liệu
•    Tiền công chế tác nếu có

Xuất hóa đơn điện tử cho giá trị món hàng mới bán ra
  Đối với món hàng bán ra, ngoài việc xuất hóa đơn điện tử, tiệm vàng cần lập phiếu thu để xác nhận số tiền khách hàng thanh toán.

– Bộ chứng từ cho món hàng cũ mua vào
  Riêng đối với món hàng cũ mà tiệm vàng mua lại từ khách hàng, tiệm phải lập bộ chứng từ đầy đủ bao gồm:

•   Hợp đồng mua bán.
•   Phiếu chi (chứng nhận tiệm vàng đã thanh toán cho khách).

Bộ chứng từ cho món hàng cũ mua vào 
  Từ các chứng từ này, kế toán sẽ lập bảng kê 01 giúp theo dõi và kiểm soát các giao dịch mua vào từ khách hàng theo đúng quy định. 

3. Quy trình xuất hóa đơn điện tử và lập chứng từ

Để quy trình xuất hóa đơn điện tử trở nên đơn giản và nhanh chóng, tiệm vàng có thể sử dụng phần mềm quản lý vàng, hỗ trợ tự động tính toán số tiền cuối cùng sau khi cấn trừ giữa món hàng bán ra và món hàng mua vào. Với Phần Mềm Vàng, các bước cụ thể như sau:

– Bước 1: Xuất hóa đơn điện tử cho món hàng mới bán ra.

•   Phần mềm sẽ tự động tính toán, in giấy bảo đảm như trước và xuất hóa đơn cho món hàng mới, bao gồm giá trị vàng nguyên liệu và tiền công (nếu có).
•   Kèm theo đó là phiếu thu xác nhận số tiền khách hàng đã thanh toán.

– Bước 2: Lập bộ chứng từ cho món hàng cũ.

•   Bộ chứng từ này bao gồm hợp đồng mua bán và phiếu chi, đảm bảo việc mua lại vàng từ khách hàng được chứng minh hợp pháp và rõ ràng.
•   Kế toán sẽ lập bảng kê 01 từ các thông tin có sẵn trong hợp đồng và phiếu chi.

– Bước 3: Kết thúc giao dịch.

•   Sau khi xuất hóa đơn điện tử cho món hàng mới và hoàn tất bộ chứng từ cho món hàng cũ, tất cả các giấy tờ này sẽ được lưu trữ và dễ dàng tra cứu khi cần.

Đặc biệt, các thông tin của khách hàng như số căn cước công dân, họ tên, địa chỉ, nơi cấp, ngày cấp… sẽ có ngay tức khắc với thao tác quét mã QR trên căn cước công dân của khách. Đây là giải pháp hữu hiệu từ Phần Mềm Vàng, giúp chủ tiệm vàng tiết kiệm thời gian đáng kể. Ngay cả trường hợp khách quên mang theo căn cước công dân, chỉ cần quét mã QR trên điện thoại của khách ngay trên ứng dụng VNeID rất tiện lợi!