Theo Luật kế toán 2015 số 88/2015/QH13 và Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11, bên bán cần lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Việc lưu trữ hóa đơn giúp doanh nghiệp có những căn cứ xác thực khi xảy ra rủi ro, nhằm giải quyết các vấn đề pháp lý có thể xảy ra trong tương lai.
Doanh nghiệp cần tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML).
– File PDF là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử có dạng như 1 tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên vì đây là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này không có giá trị pháp lý.
– File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file có giá trị pháp lý nếu chưa bị sửa đổi.