Bạn có câu hỏi cần giải đáp?
Hãy để lại câu hỏi tại đây, chúng tôi sẽ cố gắng giải đáp sớm nhất cho bạn.
Tiệm vàng xuất hóa đơn điện tử thế nào khi giao dịch cả mua & bán cho cùng 1 khách hàng?
Khi tiệm vàng thực hiện giao dịch cả mua và bán với cùng một khách hàng, việc xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) có thể gây ra nhiều thắc mắc. Liệu chỉ xuất hóa đơn cho món hàng mới bán ra, chỉ tiền công món hàng mới hay xuất HĐĐT cho phần tiền thanh toán cuối cùng? Hãy cùng Phần Mềm Vàng giải đáp câu hỏi này qua bài viết sau.
1. Tình huống giao dịch cả mua và bán với cùng một khách hàng
Khi tiệm vàng mua và bán với cùng một khách hàng, trên thực tế, số tiền thanh toán cuối cùng sẽ được cấn trừ giữa giá trị của hàng bán ra và hàng mua vào. Điều này có nghĩa là sau khi tiệm vàng nhận lại món hàng cũ từ khách, tiệm vàng hay khách hàng sẽ thanh toán phần chênh lệch giữa giá trị của món hàng cũ và món hàng mới bán ra tùy vào giá trị của hai mặt hàng này. Tuy nhiên, việc xuất hóa đơn điện tử trong trường hợp này không phải là điều đơn giản, bởi tiệm vàng cần phân biệt giữa hai giao dịch mua và bán.
2. Quy định xuất hóa đơn điện tử
Theo quy định, khi tiệm vàng giao dịch cả mua và bán với một khách hàng, các bước xuất hóa đơn điện tử sẽ được phân chia rõ ràng như sau:
– Hóa đơn điện tử cho món hàng mới bán ra
– Tiệm vàng sẽ xuất hóa đơn điện tử cho món hàng mới bán ra, bao gồm:
- Giá trị của vàng nguyên liệu
- Tiền công chế tác nếu có
Xuất hóa đơn điện tử cho giá trị món hàng mới bán ra
Đối với món hàng bán ra, ngoài việc xuất hóa đơn điện tử, tiệm vàng cần lập phiếu thu để xác nhận số tiền khách hàng thanh toán.
– Bộ chứng từ cho món hàng cũ mua vào
Riêng đối với món hàng cũ mà tiệm vàng mua lại từ khách hàng, tiệm phải lập bộ chứng từ đầy đủ bao gồm:
- Hợp đồng mua bán.
- Phiếu chi (chứng nhận tiệm vàng đã thanh toán cho khách).
Bộ chứng từ cho món hàng cũ mua vào
Từ các chứng từ này, kế toán sẽ lập bảng kê 01 giúp theo dõi và kiểm soát các giao dịch mua vào từ khách hàng theo đúng quy định.
3. Quy trình xuất hóa đơn điện tử và lập chứng từ
Để quy trình xuất hóa đơn điện tử trở nên đơn giản và nhanh chóng, tiệm vàng có thể sử dụng phần mềm quản lý vàng, hỗ trợ tự động tính toán số tiền cuối cùng sau khi cấn trừ giữa món hàng bán ra và món hàng mua vào. Với Phần Mềm Vàng, các bước cụ thể như sau:
– Bước 1: Xuất hóa đơn điện tử cho món hàng mới bán ra.
- Phần mềm sẽ tự động tính toán, in giấy bảo đảm như trước và xuất hóa đơn cho món hàng mới, bao gồm giá trị vàng nguyên liệu và tiền công (nếu có).
- Kèm theo đó là phiếu thu xác nhận số tiền khách hàng đã thanh toán.
– Bước 2: Lập bộ chứng từ cho món hàng cũ.
- Bộ chứng từ này bao gồm hợp đồng mua bán và phiếu chi, đảm bảo việc mua lại vàng từ khách hàng được chứng minh hợp pháp và rõ ràng.
- Kế toán sẽ lập bảng kê 01 từ các thông tin có sẵn trong hợp đồng và phiếu chi.
– Bước 3: Kết thúc giao dịch.
- Sau khi xuất hóa đơn điện tử cho món hàng mới và hoàn tất bộ chứng từ cho món hàng cũ, tất cả các giấy tờ này sẽ được lưu trữ và dễ dàng tra cứu khi cần.
Đặc biệt, các thông tin của khách hàng như số căn cước công dân, họ tên, địa chỉ, nơi cấp, ngày cấp… sẽ có ngay tức khắc với thao tác quét mã QR trên căn cước công dân của khách. Đây là giải pháp hữu hiệu từ Phần Mềm Vàng, giúp chủ tiệm vàng tiết kiệm thời gian đáng kể. Ngay cả trường hợp khách quên mang theo căn cước công dân, chỉ cần quét mã QR trên điện thoại của khách ngay trên ứng dụng VNeID rất tiện lợi!
.jpg)
Bộ chứng từ đầy đủ khi tiệm vàng mua hàng từ khách
Khi tiệm vàng mua hàng từ khách, việc lập và quản lý bộ chứng từ đầy đủ rất quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch. Quan trọng hơn, đây còn là các chứng từ xác định nguồn gốc, xuất xứ của món hàng. Cùng Phần Mềm Vàng tìm hiểu về các chứng từ cần thiết này khi tiệm vàng mua hàng từ khách hàng qua bài viết sau.
1. Hợp đồng mua bán
Hợp đồng mua bán là một phần không thể thiếu khi tiệm vàng mua hàng từ khách hàng, đặc biệt là khi khách hàng là cá nhân không kinh doanh. Hợp đồng này phải có đầy đủ các thông tin cần thiết về tiệm vàng và khách hàng, kèm theo mô tả chi tiết về món hàng.
Thông tin trên hợp đồng:
- Mặt trước của hợp đồng thể hiện thông tin của tiệm vàng và khách hàng.
- Thông tin chi tiết về món hàng được mua, bao gồm số lượng, giá trị của món hàng.
Ảnh minh họa mặt trước hợp đồng mua bán
Đặc biệt, với Phần Mềm Vàng, các thông tin của khách hàng sẽ có ngay trong tích tắc chỉ bằng việc quét mã QR trên căn cước công dân của khách hàng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tự động điền thông tin khách hàng, mang lại sự tiện lợi và chính xác trong việc lập hợp đồng.
– Mặt sau của hợp đồng:
Mặt sau của hợp đồng thường in một số nội dung khác như mẫu bên dưới. Mặt sau này có các thông tin cố định nên có thể in trước, khi giao dịch chỉ cần in mặt trước là xong!
Riêng với Phần Mềm Vàng, chỉ cần bấm nút IN là có thể in ra ngay hợp đồng mua bán này mà không cần phải nhập lại dữ liệu, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
Ảnh minh họa mặt sau hóa đơn bán hàng
2. Phiếu chi
Sau khi ký kết hợp đồng mua bán, tiệm vàng cần phải lập phiếu chi để xác nhận việc thanh toán cho khách hàng. Phiếu chi này sẽ được lập theo mẫu của Bộ Tài Chính, và giống như hợp đồng, phiếu chi có thể được in ngay lập tức mà không cần phải nhập lại thông tin khi sử dụng Phần Mềm Vàng!
.jpg)
Ảnh minh họa phiếu chi
Lợi ích của phiếu chi:
- Đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong giao dịch.
- Dễ dàng kiểm tra và đối chiếu trong công tác kế toán.
- Theo đúng quy định hiện hành
3. Bảng kê 01
Bảng kê 01 là một chứng từ nội bộ được lập từ các thông tin có sẵn trong hợp đồng mua bán và phiếu chi. Đây là bước quan trọng trong công tác kế toán của tiệm vàng. Các thông tin từ hợp đồng và phiếu chi sẽ được nhập vào bảng kê 01, giúp kiểm soát số liệu giao dịch một cách chính xác.
Ảnh minh họa bảng kê 01
Lập bảng kê nhanh chóng với Phần Mềm Vàng:
- Phần Mềm Vàng hỗ trợ lập bảng kê tự động dựa trên dữ liệu có sẵn từ hợp đồng và phiếu chi.
- Bảng kê có thể được lập theo thời gian linh hoạt, ví dụ từ ngày … đến ngày … cực kì tiện lợi và chính xác, nhanh chóng!
4. Tiện lợi với Phần Mềm Vàng
Với Phần Mềm Vàng, ngoài các chứng từ nêu trên, phần mềm còn hỗ trợ kế toán bằng việc xuất ra file Excel phiếu nhập kho theo đúng định dạng yêu cầu để chuyển vào của phần mềm kế toán MISA. Điều này mang lại sự tiện lợi tối đa, giúp tiệm vàng quản lý kho hàng một cách chính xác và hiệu quả.
Các tính năng nổi bật của Phần Mềm Vàng:
- Quản lý thông tin khách hàng nhanh chóng: Quét mã QR trên căn cước công dân để lấy thông tin khách hàng nhanh chóng và chính xác.
- In chứng từ tự động: Chỉ cần một nút bấm là có thể in ra hợp đồng, phiếu chi và bảng kê mà không cần phải nhập lại dữ liệu.
- Tạo file Excel nhập kho: Tiết kiệm thời gian cho kế toán khi nhập kho và chuyển dữ liệu vào phần mềm kế toán.
.jpg)
5. Tại sao nên sử dụng Phần Mềm Vàng cho tiệm vàng?
Việc sử dụng Phần Mềm Vàng giúp tiệm vàng quản lý chứng từ mua bán một cách nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian. Các chứng từ như hợp đồng mua bán, phiếu chi và bảng kê đều có thể được tạo tự động và in ngay lập tức. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình lập chứng từ mà còn giúp tiệm vàng duy trì sự chuyên nghiệp trong giao dịch.
Theo Thông tư số 09/2023/TT-NHNN ngày 28/07/2023 hướng dẫn thực hiện 1 số điều của luật phòng, chống rửa tiền, tại phụ lục 1: Giao dịch có giá trị lớn phải có báo cáo. Mong được hướng dẫn và chia sẻ quy định này (liên quan đến giao dịch lớn từ 400 triệu trở lên)
Dưới đây là một số hướng dẫn và lưu ý về Phụ lục 1 Thông tư số 09/2023/TT-NHNN ngày 28/07/2023 hướng dẫn thực hiện 1 số điều của luật phòng, chống rửa tiền.
Xem chi tiết Thông tư số 09/2023/TT-NHNN
Hướng dẫn:
(1) Ký hiệu loại giao dịch
C. Khách hàng thực hiện giao dịch nộp/gửi tiền mặt vào tài khoản hoặc sử dụng tiền mặt thực hiện giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ do đối tượng báo cáo cung cấp;
D. Khách hàng thực hiện giao dịch rút tiền mặt từ tài khoản hoặc nhận tiền mặt từ đối tượng báo cáo;
(2) Họ và tên (đối với khách hàng là cá nhân), tên đầy đủ và tên viết tắt (nếu có) (đối với khách hàng là tổ chức),
(3) Địa chỉ thường trú đối với khách hàng cá nhân thực hiện giao dịch, địa chỉ trụ sở chính đối với khách hàng tổ chức thực hiện giao dịch;
(4) Quốc gia/Quốc tịch của khách hàng thực hiện giao dịch (02 ký tự theo chuẩn ISO-3166).
(5) Ngày, tháng, năm sinh của khách hàng là cá nhân thực hiện giao dịch.
(6) Số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc số định danh cá nhân hoặc hộ chiếu đối với khách hàng là cá nhân thực hiện giao dịch.
(7) Mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế hoặc số giấy phép thành lập hoặc quyết định thành lập đối với khách hàng là tô chức thực hiện giao dịch,
(8) Loại hàng hóa, dịch vụ do đối tượng báo cáo cung cấp cho khách hàng (Ví dụ: Căn hộ, Thửa đất, Vàng miếng, Vàng trang sức, …) mà khách hàng sử dụng tiền mặt để mua hàng hóa, dịch vụ đó.
(9) Số lượng và đơn vị tính của hàng hóa, dịch vụ do đối tượng báo cáo cung cấp cho khách hàng (Ví dụ. 100m2, 10 gram, 05 vé số, đồng tiền quy ước trong hoạt động trò chơi có thưởng,…) mà khách hàng sử dụng tiền mặt để mua hàng hóa, dịch vụ đó;
(10) Số tiền thực hiện giao dịch;
(11) Ký hiệu loại liền thực hiện giao dịch (03 kí tự theo chuẩn ISO-4217);
(12) Nếu là ngoại tệ thì quy đổi về đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán mua và tỷ giá hạch toán bán của đối tượng báo cáo;
(13) Số tài khoản của khách hàng khi thực hiện giao dịch;
(14) Ghi rõ địa điểm thực hiện giao dịch của khách hàng với đối tượng báo cáo;
(15) Nêu rõ lý do, mục đích khách hàng thực hiện giao dịch đối với giao dịch sử dụng tiền mặt để mua hàng hóa, dịch vụ do đối tượng báo cáo cung cấp; đối với giao dịch nộp/gửi tiền mặt vào tài khoản, giao dịch rút tiền mặt từ tài khoản, nhận tiền mặt từ đối tượng báo cáo thì ghi nội dung giao dịch;
(16) Mã số thực hiện giao dịch (nếu có), trường hợp là các hợp đồng, thỏa thuận pháp lý giữa cá nhân, tổ chức thì ghi số hợp đồng, số thỏa thuận pháp lý đó;
(17) Thông tin bổ sung cho quốc tịch, số giấy tờ nhận dạng khác (nếu có), thông tin khác (nếu có);
(18) Tổng giám đốc/Giám đốc hoặc người được ủy quyền đối với đối tượng báo cáo là tổ chức; Cá nhân hoặc người được cá nhân ủy quyền đối với đối tượng báo cáo là cá nhân
Lưu ý:
– Báo cáo từng giao dịch của khách hàng có tổng giá trị giao dịch (theo từng loại ký hiệu giao dịch C hoặc D nêu trên) trong một ngày bằng hoặc vượt mức quy định
– Trường hợp khách hàng nộp ngoại tệ tiền mặt có giá trị lớn để mua đồng Việt Nam hoặc nộp tiền mặt bằng đồng Việt Nam có giá trị lớn để mua ngoại tệ tiền mặt thì chỉ báo cáo giao dịch nộp tiền mặt
– Ghi đầy đủ, chi tiết từng cột. Nếu không có thông tin, ghi “Không”.