Nghị định 123/2020/NĐ-CP là văn bản pháp lý quan trọng của Chính phủ quy định về quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; quản lý, sử dụng chứng từ khi thực hiện thủ tục về thuế, phí, lệ phí; đồng thời xác định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ. Văn bản được ban hành ngày 19/10/2020 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022.

Trong bối cảnh quản lý thuế chuyển mạnh sang môi trường điện tử, Nghị định 123/2020/NĐ-CP là cơ sở pháp lý cho việc áp dụng hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ điện tử và các quy trình liên quan đến đăng ký, lập, chuyển dữ liệu, lưu trữ, tra cứu hóa đơn.

Đến nay, nội dung của Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung đáng chú ý bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/6/2025, sửa đổi, bổ sung nhiều quy định về hóa đơn điện tử, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, thời điểm lập hóa đơn, chứng từ điện tử và trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn về cơ quan thuế.

Phạm vi điều chỉnh của Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Nghị định 123/2020/NĐ-CP điều chỉnh ba nhóm nội dung chính.

Thứ nhất, Nghị định quy định việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây là nhóm quy định liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các đơn vị có hoạt động bán hàng, cung ứng dịch vụ.

Thứ hai, Nghị định quy định việc quản lý, sử dụng chứng từ khi thực hiện thủ tục về thuế, thu phí và lệ phí. Nhóm này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí và các chứng từ được thể hiện dưới hình thức điện tử hoặc hình thức đặt in, tự in.

Thứ ba, Nghị định xác định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của các chủ thể liên quan trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ. Các chủ thể này bao gồm người bán, người mua, tổ chức thu thuế, tổ chức khấu trừ thuế, cơ quan thuế, cơ quan hải quan và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn, chứng từ điện tử.

Đối tượng áp dụng của Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Nghị định áp dụng đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ; tổ chức thu thuế, phí, lệ phí; người nộp thuế, phí, lệ phí; tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân; tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn, chứng từ điện tử; cơ quan thuế, cơ quan hải quan và các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Sau khi được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, phạm vi đối tượng áp dụng được mở rộng thêm đối với nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác, nếu đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Sự bổ sung này cho thấy chính sách quản lý hóa đơn, chứng từ không chỉ tập trung vào hoạt động kinh doanh truyền thống trong nước mà còn mở rộng sang mô hình kinh doanh số, thương mại điện tử và cung cấp dịch vụ xuyên biên giới.

Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ

Nguyên tắc cơ bản của Nghị định 123/2020/NĐ-CP là khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì phải tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

Nghị định cũng quy định việc đăng ký sử dụng hóa đơn, chứng từ với cơ quan thuế trước khi sử dụng; việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử; trách nhiệm lưu trữ, bảo quản hóa đơn, chứng từ; cũng như việc tra cứu, cung cấp thông tin hóa đơn điện tử khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Điểm đáng chú ý sau sửa đổi là Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung và làm rõ thêm trách nhiệm chuyển dữ liệu điện tử về cơ quan thuế. Hành vi không chuyển dữ liệu điện tử theo quy định được bổ sung vào nhóm hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ.

Các loại hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nhiều loại hóa đơn, trong đó phổ biến nhất là hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia và các loại hóa đơn, chứng từ khác được quản lý như hóa đơn.

Hóa đơn điện tử là một nội dung trọng tâm của Nghị định. Văn bản xác định hóa đơn điện tử gồm hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử được lập dưới dạng dữ liệu điện tử, phục vụ ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật kế toán và pháp luật thuế.

Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung khái niệm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Đây là loại hóa đơn được lập từ hệ thống tính tiền, có dữ liệu chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng quy định.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng bổ sung hóa đơn thương mại điện tử đối với tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, nếu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Nếu chưa đáp ứng điều kiện này, người xuất khẩu lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

Thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và quy định sửa đổi

Thời điểm lập hóa đơn là một trong những nội dung có ý nghĩa quan trọng vì liên quan trực tiếp đến việc ghi nhận doanh thu, kê khai thuế và kiểm soát tính hợp pháp của hóa đơn.

Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Sau sửa đổi, quy định này bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia.

Đối với xuất khẩu hàng hóa, bao gồm cả gia công xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ một số khoản đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng đối với các dịch vụ được quy định cụ thể như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng.

Với các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh thường xuyên, cần thời gian đối soát dữ liệu giữa các bên, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành đối soát nhưng không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Quy định này áp dụng cho một số lĩnh vực như dịch vụ thương mại điện tử, bưu chính chuyển phát, viễn thông, logistics, công nghệ thông tin, ngân hàng, chứng khoán và các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ các hành vi bị cấm nhằm ngăn chặn việc sử dụng hóa đơn, chứng từ bất hợp pháp. Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và các chủ thể có quyền, nghĩa vụ liên quan, các hành vi bị cấm bao gồm sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn, làm giả hóa đơn, chứng từ để thực hiện hành vi trái pháp luật, cản trở công chức thuế thi hành công vụ, truy cập trái phép hoặc làm sai lệch hệ thống thông tin hóa đơn, chứng từ.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung hành vi không chuyển dữ liệu điện tử về cơ quan thuế theo quy định vào nhóm hành vi bị cấm. Đây là điểm cần được doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đặc biệt lưu ý trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử.

Trách nhiệm của người bán, người mua và cơ quan quản lý

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có nghĩa vụ lập và giao hóa đơn cho người mua, quản lý hoạt động tạo hóa đơn, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trong các trường hợp phải chuyển dữ liệu, công khai cách thức tra cứu và nhận file gốc hóa đơn điện tử cho người mua.

Người mua có quyền yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ; đồng thời có trách nhiệm sử dụng hóa đơn đúng mục đích và cung cấp thông tin hóa đơn cho cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu. Sau sửa đổi, hóa đơn dùng để hạch toán, kê khai thuế, chứng minh quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ phải là hóa đơn có thông tin xác định được người mua.

Cơ quan thuế có trách nhiệm xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử, phục vụ quản lý thuế, xác minh, đối chiếu hóa đơn và cung cấp thông tin cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định. Cơ quan hải quan cũng được bổ sung trách nhiệm trong quản lý chứng từ điện tử, bao gồm xây dựng cơ sở dữ liệu, thông báo chứng từ đã phát hành, bị mất hoặc không còn giá trị sử dụng.

Những điểm đã được sửa đổi, bổ sung cần cập nhật

Nghị định 70/2025/NĐ-CP là văn bản sửa đổi, bổ sung quan trọng của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo thông tin từ Cục Thuế, Nghị định 70 sửa đổi, bổ sung 40/61 điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP nhằm tạo môi trường kinh doanh minh bạch, thuận lợi hơn cho người nộp thuế.

Các điểm cập nhật nổi bật gồm: mở rộng đối tượng áp dụng đối với nhà cung cấp nước ngoài kinh doanh thương mại điện tử, bổ sung khái niệm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, bổ sung hóa đơn thương mại điện tử, sửa đổi thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu và dịch vụ, bổ sung quy định về chuyển dữ liệu điện tử, sửa đổi một số mẫu biểu, bãi bỏ một số quy định cũ và giao Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành các nội dung cần thiết.

Bên cạnh đó, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 32/2025/TT-BTC để hướng dẫn thực hiện một số nội dung của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Thông tư này hướng dẫn các vấn đề như ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, ký hiệu mẫu số hóa đơn, chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử, tiêu chí rủi ro cao về thuế trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, sử dụng chứng từ và tiêu chí đối với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần lưu ý gì khi áp dụng?

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần rà soát hình thức hóa đơn đang sử dụng, đối chiếu với quy định hiện hành để xác định có thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã hay hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hay không.

Đối với các đơn vị có hoạt động bán lẻ, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, cần chú ý yêu cầu kết nối, chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Đây là nội dung có tính tuân thủ cao, đặc biệt sau khi hành vi không chuyển dữ liệu điện tử theo quy định đã được đưa vào nhóm hành vi bị cấm.

Đối với doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu, cần cập nhật quy định về hóa đơn thương mại điện tử và thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu. Việc lập hóa đơn chậm so với thời hạn quy định có thể ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hồ sơ kế toán, hồ sơ thuế và nghĩa vụ giải trình khi cơ quan quản lý kiểm tra.

Đối với tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, cần cập nhật quy định mới về chứng từ điện tử, mẫu biểu và cách xử lý chứng từ đã lập sai theo hướng dẫn hiện hành.

Kết luận

Nghị định 123/2020/NĐ-CP là nền tảng pháp lý quan trọng trong quản lý hóa đơn, chứng từ tại Việt Nam, đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Văn bản này không chỉ quy định cách lập, quản lý, sử dụng hóa đơn mà còn xác lập trách nhiệm của người bán, người mua, cơ quan thuế, cơ quan hải quan và các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Với các sửa đổi, bổ sung từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC, việc áp dụng Nghị định 123/2020/NĐ-CP hiện nay cần được hiểu trong bối cảnh mới: quản lý dữ liệu hóa đơn theo thời gian thực hơn, mở rộng sang thương mại điện tử, xuất khẩu, nền tảng số và tăng trách nhiệm chuyển dữ liệu về cơ quan thuế.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần chủ động cập nhật quy định, rà soát quy trình lập hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn, hình thức hóa đơn đang sử dụng và nghĩa vụ chuyển dữ liệu để hạn chế rủi ro vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ.