Thông tư 78/2021/TT-BTC là văn bản do Bộ Tài chính ban hành nhằm hướng dẫn một số nội dung của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Trong giai đoạn triển khai hóa đơn điện tử trên toàn quốc, văn bản này từng là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký, lập, quản lý, xử lý sai sót và chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, khi tra cứu và áp dụng hiện nay, cần đặc biệt lưu ý tình trạng hiệu lực của văn bản. Từ ngày 01/06/2025, Thông tư 78/2021/TT-BTC đã được thay thế bởi Thông tư 32/2025/TT-BTC. Vì vậy, Thông tư 78 chủ yếu còn giá trị tham khảo đối với giai đoạn áp dụng trước đây; các giao dịch, thủ tục và nghĩa vụ hiện hành cần được đối chiếu với Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Thông tư 78/2021/TT-BTC là văn bản gì?

Thông tư 78/2021/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 17/09/2021, có hiệu lực từ ngày 01/07/2022. Văn bản này hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn, chứng từ theo Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trong giai đoạn áp dụng, Thông tư 78 là một trong những căn cứ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp và hộ kinh doanh thực hiện đăng ký, lập, quản lý và xử lý hóa đơn điện tử. Văn bản này cũng góp phần định hình cách sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và các chứng từ điện tử liên quan.

Phạm vi điều chỉnh của Thông tư 78/2021/TT-BTC

Thông tư 78/2021/TT-BTC tập trung hướng dẫn các nhóm nội dung chính về hóa đơn và chứng từ, bao gồm:

Hóa đơn điện tử, trong đó có quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in, bao gồm tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và tên liên hóa đơn trong các trường hợp thuộc phạm vi quản lý của cơ quan thuế.

Biên lai, chứng từ và một số quy định chuyển tiếp khi người nộp thuế chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới.

Các nhóm nội dung này cho thấy Thông tư 78 không chỉ hướng dẫn về hình thức hóa đơn, mà còn điều chỉnh cả quy trình quản lý dữ liệu hóa đơn, trách nhiệm chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế và tiêu chí đối với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Các nội dung chính của Thông tư 78/2021/TT-BTC

Quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Thông tư 78 cho phép người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử nếu đáp ứng điều kiện theo quy định. Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản hoặc thỏa thuận, có đầy đủ thông tin về bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, mục đích, thời hạn ủy nhiệm và phương thức thanh toán.

Quy định này tạo cơ sở pháp lý cho các mô hình kinh doanh có hệ thống phân phối, đại lý, đơn vị liên kết hoặc bên thứ ba tham gia vào quy trình bán hàng. Tuy nhiên, việc ủy nhiệm không làm thay đổi trách nhiệm pháp lý của bên bán đối với tính chính xác và hợp pháp của hóa đơn.

Quy định về ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử

Một nội dung quan trọng của Thông tư 78 là hướng dẫn cách xác định ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử. Ký hiệu này thể hiện loại hóa đơn, hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn được sử dụng.

Việc quy chuẩn ký hiệu hóa đơn giúp cơ quan thuế và người nộp thuế thống nhất cách nhận diện hóa đơn điện tử, giảm rủi ro nhầm lẫn trong quá trình lập, tra cứu, kê khai và kiểm tra hóa đơn.

Quy định về chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Thông tư 78 hướng dẫn trường hợp người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nhưng có nhu cầu hoặc thuộc diện phải chuyển sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Việc chuyển đổi được thực hiện thông qua thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Đây là nhóm quy định có ý nghĩa lớn trong quản lý rủi ro thuế. Trường hợp người nộp thuế được xác định có rủi ro cao về thuế, cơ quan thuế có thể yêu cầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã để tăng cường kiểm soát việc phát hành và sử dụng hóa đơn.

Quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Thông tư 78 hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử đã lập nhưng phát hiện sai sót. Tùy từng trường hợp, người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế hoặc gửi thông báo sai sót đến cơ quan thuế.

Đối với sai sót về giá trị trên hóa đơn, nguyên tắc xử lý là điều chỉnh tăng ghi dấu dương, điều chỉnh giảm ghi dấu âm theo đúng thực tế điều chỉnh. Quy định này giúp người nộp thuế có cơ sở xử lý thống nhất khi hóa đơn đã phát hành nhưng phát sinh sai thông tin hàng hóa, dịch vụ, thuế suất, tiền thuế hoặc giá trị thanh toán.

Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Thông tư 78 đã đặt nền móng cho việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Đây là hình thức hóa đơn phù hợp với hoạt động bán lẻ, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, nơi phát sinh giao dịch thường xuyên, giá trị nhỏ và cần lập hóa đơn nhanh.

Sau này, nhóm quy định này tiếp tục được điều chỉnh, mở rộng và cụ thể hóa tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, nhất là đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng. Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên và một số doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Thông tư 78/2021/TT-BTC còn hiệu lực không?

Tính đến thời điểm hiện nay, Thông tư 78/2021/TT-BTC không còn là văn bản đang được áp dụng cho các quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ. Từ ngày 01/06/2025, Thông tư 32/2025/TT-BTC có hiệu lực và thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Điều này có nghĩa là khi tra cứu các quy định mới về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, ký hiệu hóa đơn, xử lý sai sót hoặc tiêu chí tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào Thông tư 78. Văn bản cần được đối chiếu là Thông tư 32/2025/TT-BTC, cùng với Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Những thay đổi đáng chú ý sau Thông tư 78/2021/TT-BTC

Thông tư 32/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC

Thay đổi quan trọng nhất là sự ra đời của Thông tư 32/2025/TT-BTC. Văn bản này tiếp tục hướng dẫn Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và bổ sung hướng dẫn thực hiện Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Phạm vi hướng dẫn bao gồm biện pháp khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn, ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn, chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử, tiêu chí rủi ro thuế cao và tiêu chí đối với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Bổ sung và mở rộng quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 11 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định rõ hơn về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Hóa đơn loại này không bắt buộc có chữ ký số, được chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế và có thể được gửi cho người mua qua hình thức điện tử, đường dẫn hoặc mã QR để tra cứu, tải hóa đơn.

Đây là điểm cần đặc biệt lưu ý đối với các cơ sở bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, vui chơi giải trí và các hoạt động bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng.

Bổ sung quy định về hóa đơn thương mại điện tử

Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung khái niệm hóa đơn thương mại điện tử áp dụng đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài khi người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.

Quy định này phản ánh xu hướng quản lý hóa đơn trong hoạt động thương mại điện tử, xuất khẩu và kinh doanh trên nền tảng số, nơi dữ liệu giao dịch cần được chuẩn hóa để phục vụ quản lý thuế.

Cập nhật quy định về thời điểm lập hóa đơn

Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xuất khẩu hàng hóa và một số trường hợp đặc thù. Đối với xuất khẩu hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

Đây là điểm tác động trực tiếp đến doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu, gia công xuất khẩu và doanh nghiệp phát sinh giao dịch quốc tế.

Cập nhật mẫu biểu và thủ tục đăng ký, thay đổi thông tin hóa đơn

Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung, sửa đổi nhiều mẫu biểu liên quan đến đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo sai sót, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

Việc thay đổi mẫu biểu đòi hỏi doanh nghiệp, hộ kinh doanh và đơn vị dịch vụ kế toán phải rà soát lại quy trình nội bộ để tránh sử dụng biểu mẫu cũ, nộp sai hồ sơ hoặc thực hiện không đúng thủ tục với cơ quan thuế.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi tra cứu Thông tư 78/2021/TT-BTC?

Khi tra cứu Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa giá trị lịch sử của văn bản và quy định hiện hành. Thông tư 78 có ý nghĩa trong giai đoạn triển khai hóa đơn điện tử từ năm 2022, nhưng không còn là căn cứ pháp lý chính từ ngày 01/06/2025.

Doanh nghiệp nên rà soát lại các nội dung sau:

Thứ nhất, hình thức hóa đơn đang sử dụng là hóa đơn có mã, không có mã hay hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Thứ hai, quy trình lập, gửi, lưu trữ và xử lý sai sót hóa đơn đã được cập nhật theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC hay chưa.

Thứ ba, các mẫu biểu đăng ký, thay đổi thông tin, thông báo sai sót và bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có còn phù hợp với quy định mới hay không.

Thứ tư, trường hợp thuộc nhóm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng cần kiểm tra nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Thứ năm, với hoạt động xuất khẩu, thương mại điện tử hoặc kinh doanh trên nền tảng số, cần đối chiếu thêm các quy định mới về hóa đơn thương mại điện tử, thời điểm lập hóa đơn và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.

Kết luận

Thông tư 78/2021/TT-BTC là văn bản quan trọng trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử tại Việt Nam, quy định nhiều nội dung nền tảng về ủy nhiệm lập hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, xử lý sai sót, chuyển đổi áp dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Tuy nhiên, từ ngày 01/06/2025, Thông tư 78/2021/TT-BTC đã được thay thế bởi Thông tư 32/2025/TT-BTC. Vì vậy, việc áp dụng hiện nay cần căn cứ vào hệ thống quy định mới, đặc biệt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, việc cập nhật đúng văn bản hiện hành không chỉ giúp bảo đảm tuân thủ pháp luật về hóa đơn, chứng từ mà còn giảm rủi ro sai sót trong kê khai thuế, xử lý hóa đơn và giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.