Hóa đơn điện tử

Theo Công văn số 15461/CTTPHCM-TTHT năm 2022 của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh thì để triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế cần đáp ứng các điều kiện sau:

  • Có thể thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương pháp điện tử (như có chữ ký số và đăng ký để được cơ quan thuế cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử).
  • Có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (như: máy tính hoặc thiết bị điện tử có kết nối internet, email).
  • Sử dụng phần mềm có thể lập hoá đơn điện tử vừa có thể truyền dữ liệu đến người mua và cơ quan thuế.

Như vậy, doanh nghiệp chỉ cần có phần mềm kinh doanh vẫn thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

  • Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.
  • Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.
  • Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn.

Hoá đơn điện tử là loại hoá đơn được khởi tạo trên nền tảng môi trường điện tử và phải đáp ứng về mặt hình thức, nội dung đầy đủ theo quy định tại Nghị định 123 và Thông tư 78 của Bộ Tài Chính 

Sự khác biệt cơ bản của hoá đơn điện tử so với hoá đơn truyền thống đó là về hình thức. Hoá đơn truyền thống trước đây là bằng giấy, còn bây giờ là hoá đơn với hình thức điện tử. Bên cạnh đó, thành phần dữ liệu cũng phải đảm bảo theo quy định của các văn bản trên và hướng dẫn của tổng cục thuế về thành phần dữ liệu của hoá đơn điện tử.

mau hoa don dien tu phan mem vang 4

Câu trả lời là hoàn toàn không!

Hệ thống chỉ chuyển các thông tin về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được tạo từ máy tính tiền mà thôi.

Các thông tin khác như thống kê hàng tồn hoàn toàn được lưu tại cơ sở dữ liệu của phần mềm quản lý.

  • Thứ nhất là hoá đơn này phải được khởi tạo theo đúng thành phần dữ liệu đã được Tổng Cục Thuế hướng dẫn, và những dữ liệu này trước khi các doanh nghiệp cung cấp giải pháp hddt ra thị trường đều được tổng cục thuế thẩm định trước nên về mặt thành phần dữ liệu phải đáp ứng các quy định
  • Thứ hai là về nội dung lập trên hoá đơn điện tử phải đẩy đủ theo quy định tại Nghị định 123 và Thông tư số 78

Để xác định được 1 hoá đơn hợp pháp qua nội dung và hình thức như trên thì người dùng có thể tra cứu hoá đơn điện tử do các doanh nghiệp bán hàng cung cấp tại trang do tổng cục thuế xây dựng là hoadondientu.gdt.gov.vn.

Người dùng có thể tra cứu trực tiếp 1 số hoá đơn tại đó do nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ gửi cho mình để mình xác định được hoá đơn này có hợp pháp hay không cho hoạt động mua bán hàng hoá thực tế diễn ra.

mau hoa don dien tu phan mem vang 2

Đầu tiên là sẽ xuất phát từ chỗ tiệm vàng, nhân viên bán hàng sẽ sử dụng phần mềm bán vàng hiện tại để nhập đơn hàng cho người mua vào phần mềm bán vàng. Sau khi nhập xong thì dữ liệu của phần mềm bán vàng sẽ tích hợp với hệ thống của Mắt Bão và truyền lên cơ quan thuế sau đó cơ quan thuế sẽ cấp một mã của cơ quan thuế và một file hoá đơn với định dạng là XML. Từ đó sẽ trả ngược lại cho người mua và tiệm vàng. Với người mua thì có thể nhận được 2 định dạng của hoá đơn điện tử này đó là định dạng XML và PDF.

Về mặt file đạt chuẩn quy định của tổng cục thuế là file XML, tuy nhiên để người mua có thể xem được thuận tiện hơn thì có thể xem trên file PDF. Song với đó thì sau khi mua hàng, người mua có thể kiểm tra hoá đơn của mình có chính xác hay không thì có thể truy cập trang của Mắt Bão để có thể tra cứu, xem và tải hoá đơn về lưu trữ theo nhu cầu và mục đích sử dụng riêng.

Về mặt quy ước và về mặt nhập liệu đối với một hoá đơn bán hàng cho tiệm vàng như trước đây làm bằng hoá đơn giấy truyền thống thì có thể sẽ xảy ra tình trạng sai sót. Tuy nhiên bây giờ đã sử dụng phần mềm để xuất hoá đơn cho khách hàng

Đối với phần mềm của Mắt Bão thì khách hàng chỉ cần điền mã số thuế thôi là đã có thể trích xuất ra được thông tin của người mua cũng như là người bán một cách tự động và mình không phải nhập lại

Căn cứ vào dữ liệu của trang của tổng cục thuế để làm một định dạng, cơ sở chung để cho các doanh nghiệp áp dụng theo

Trường hợp khách hàng có trả lại hàng thì theo quy định hiện hành số 123 và hướng dẫn của của Tổng Cục Thuế thì khi khi xảy ra nghiệp vụ trả lại hàng thì người bán sẽ thực hiện lập hóa đơn để nhập lại hàng đó theo hai hình thức:

  • Một là lập hóa đơn để điều chỉnh giảm số lượng hàng nhận về do khách trả
  • Hai là lập hóa đơn để thay thế hóa đơn của hàng đã bán ra trước đây. Khi mà mình bán lại một sản phẩm mới thì doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn mới cho khách hàng theo sản phẩm mới đã bán ra.

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020: Người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa)

Công văn số 4511/TCT-CS ngày 11/10/2023 của Tổng cục Thuế trả lời Cục Thuế TP Hà Nội và Cục Thuế tỉnh Đồng Nai

Căn cứ quy định và hướng dẫn nêu trên, trường hợp người bán nhận lại hàng hóa trả lại một phần hoặc toàn bộ thì thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập theo quy định tại khoản 1 Điều 4 và điểm B khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.

Theo quy định thì khi doanh nghiệp bán hàng với giá trị 20 triệu thì doanh nghiệp vẫn lập hóa đơn đầy đủ giá trị 20 triệu đồng.

Về phương thức thanh toán trả chậm hay trả góp hay tiền mặt hay chuyển khoản thì trên ứng dụng lập hóa đơn điện tử do các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tạo ra thì sẽ có lựa chọn hình thức thanh toán là tiền mặt hay chuyển khoản. Trong vấn đề này thì các doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với các doanh nghiệp cung cấp giải pháp điện tử để được hỗ trợ, lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp.

Xử lý như sau: 

Đối với bên bán hàng mới: Xuất hóa đơn tài chính cho mặt hàng bán đi

Đối với bên mua: 

  • Nếu là Doanh nghiệp: xuất hóa đơn tài chính thanh lý mặt hàng cũ đã qua sử dụng
  • Nếu là Cá Nhân : Lập hợp đồng, biên bản bàn giao, biên bản thanh toán tiền cho việc thu mua hàng đã qua sử dụng

Về hoạt động thu mua sản phẩm cũ và bán lại sản phẩm mới thì chúng ta tách ra 2 nghiệp vụ:

  • Khi bán các sản phẩm mới thì chúng ta vẫn lập hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giao cho khách hàng theo giá bán mà chúng ta niêm yết.
  • Đối với sản phẩm mà chúng ta thu mua lại: Nếu xác định các sản phẩm này là tài sản của cá nhân không kinh doanh thì doanh nghiệp sẽ được phép lập một bảng kê để lập cho sản phẩm mua vào theo quy định của thông tư số 78 năm 2014 của Bộ Tài Chính được sửa đổi năm 2015 để chúng ta hạch toán giá trị mua vào. Trong bảng kê này chúng ta cũng phải thực hiện lập giá trị theo đúng với quy định thực tế vì nếu chúng ta lập bảng kê mua vào này xác định giá trị mua vào mà không sát với thực tế thì cơ quan thuế sẽ thực hiện ấn định việc xác định nghĩa vụ thuế đối với nghiệp vụ giá trị mua vào này tại thời điểm mua vào.

Luật Quản lý thuế: Khi bán hàng hóa (món hàng mới), người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo quy định của pháp luật.

Thông tư số 78/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư số 96/2015/T1-BTC ngày 22/6/2015: Khi Doanh nghiệp mua tài sản hợp pháp (món hàng cũ) của cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra thì Doanh nghiệp được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo

Thông tư số 78/2014/TT-BIC

Trước đây, theo điểm 2.14 theo Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014

*2.14. Tổ chức, cá nhân mua, bán vàng, bạc, đá quý nếu mua của cá nhân không kinh doanh, không có hóa đơn thì lập Bảng kê hàng hoá mua vào theo hướng dẫn của Bộ Tài chính về thuế thu nhập doanh nghiệp.”

error: Content is protected !!