Nếu doanh nghiệp có sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có tích hợp chữ ký số HSM của các nhà cung cấp, doanh nghiệp chỉ cần nhấn xuất hóa đơn ở trên phần mềm thì hệ thống sẽ tự động gửi hóa đơn cho người mua, không phụ thuộc vào nhân viên kế toán.
Theo quy định đối với hàng hóa thì thời điểm lập hoá đơn là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng cho người mua, nên việc lập hóa đơn giao cho người mua sẽ thực hiện tức thì ngay khi chuyển giao hàng hóa cho người mua, không có quy định về độ trễ 5 phút hay 10 phút khi chúng ta lập hóa đơn, đây là quy định bắt buộc.
Trong trường hợp chúng ta gặp sự cố thì về nguyên tắc xử lý vi phạm hành chính nếu sự cố bất khả kháng chúng ta không lường trước được (như động đất, thiên tai...) thì về pháp luật xử lý vi phạm hành chính sẽ loại trừ trường hợp này. Tuy nhiên cũng khuyến cáo các đơn vị đối với hoạt động kinh doanh vàng nếu sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì chúng ta cũng nên trang bị về điều kiện cơ sở vật chất hạ tầng như máy tính, hệ thống cung cấp điện… để hạn chế tối đa xảy ra trường hợp ngoài ý muốn.
Theo quy định của Tổng Cục Thuế, việc xuất hóa đơn điện tử là bắt buộc từ ngày 1/7/2022, các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc đá quý đều phải thực hiện hóa đơn điện tử. Đối với hiện nay, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh có cung cấp các sản phẩm, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thì đều bắt buộc phải thực hiện bất kể doanh nghiệp lớn hay hộ kinh doanh nhỏ lẻ.
Nghị định số 24/2012/NĐ-CP ngày 03/4/2012 hoạt động kinh doanh vàng:
- Doanh nghiệp kinh doanh mua, bán vàng trang sức, mỹ nghệ phải đáp ứng điều kiện: là doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật, có đăng ký kinh doanh mua, bán vàng trang sức, mỹ nghệ trong GCN ĐKDN.
- Doanh nghiệp kinh doanh mua, bán vàng trang sức, mỹ nghệ có trách nhiệm: Chấp hành các quy định của pháp luật về chế độ kế toán, lập và sử dụng hóa đơn chứng từ
Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2020):
- Khi bán hàng hóa, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Trường hợp người bán có sử dụng máy tính tiền thì người bán đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Về sử dụng phần mềm kế toán khi sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế
Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC không có quy định về việc khi người nộp thuế sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế thì có cần phải có phần mềm kế toán kết nối với phần mềm lập HĐĐT. Do đó trường hợp người nộp thuế sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế thì không nhất thiết phải có phần mềm kế toán mà chi cần phần mềm lập HĐĐT có kết nối mạng Internet đáp ứng lập, gửi HĐĐT đến cơ quan thuế để được cấp mã và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Về dữ liệu của hóa đơn điện tử theo quy định của Luật quản lý thuế và Nghị định 123, dữ liệu hóa đơn điện tử này chủ yếu là dữ liệu về hóa đơn bán hàng và dữ liệu này được truyền đến cơ quan thuế với mục đích phục vụ cho công tác quản lý thuế và thực hiện cung cấp những thông tin theo quy định của pháp luật và được bảo mật thông tin theo quy định.
Còn về các thông tin khác như doanh nghiệp có đề cập thì theo quy định của các văn bản chuyên ngành ví dụ như về mặt kế toán thì doanh nghiệp vẫn phải chấp hành chế độ báo cáo tài chính, vẫn thực hiện theo dõi những thông tin về hàng tồn kho, doanh nghiệp vẫn phải chấp hành cung cấp thông tin khi nhà nước yêu cầu.
Luật Quản lý thuế (38/2019/QH14 ngày 13/6/2019): Người nộp thuế bị ấn định thuế khi “Không xuất trình sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ và các tài liệu cần thiết liên quan đến việc xác định số tiền thuế phải nộp trong thời hạn quy định”
Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020: Người nộp thuế bị cơ quan thuế ấn định số tiền thuế phải nộp khi không phản ánh hoặc phản ánh không đầy đủ, trung thực, chính xác số liệu trên sổ kế toán để xác định nghĩa vụ thuê hoặc không xuất trình sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ và các tài liệu cần thiết liên quan đến việc xác định các yếu tố làm căn cứ tính thuế
Việc lập hóa đơn đối với lĩnh vực kinh doanh vàng là tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu nên không thể lùi ngày hoặc lùi giờ lập hóa đơn.
Đối với hóa đơn điện tử thì không cần phải in ra file cứng để lưu trữ, tất cả mọi thông tin đều được lưu trữ trên hệ thống. Khi nào doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng file cứng thì chỉ cần tải về và in ra.
Tuy nhiên, khi thanh tra, kiểm tra có yêu cầu in ra file cứng thì doanh nghiệp phải in ra file cứng cùng với các chứng từ theo yêu cầu.
Về tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì Tổng Cục Thuế đã công khai trên trang web của Tổng Cục Thuế. Một trong những doanh nghiệp có trong danh sách là công ty Mắt Bão.
Ở Việt Nam hiện nay có khoảng 23 nhà cung cấp được quyền cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp, hộ kinh doanh trên toàn quốc. Trong tháng 12 này, Mắt Bão có kết hợp với Phần Mềm Vàng để có những giải pháp hỗ trợ cho các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc đá quý và có thể triển khai hóa đơn điện tử với một mức chi phí tối ưu.
Việc sử dụng phần mềm quản lý nào hay phần mềm xuất hóa đơn điện tử nào là do doanh nghiệp tự cân nhắc và quyết định.
Số lượng dòng hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn điện tử là không giới hạn và sẽ đi theo nhu cầu phát sinh của đơn hàng đó. Ví dụ như đơn hàng có 10 nội dung hàng hóa, dịch vụ thì hóa đơn điện tử sẽ đi theo bố cục đó.
Khi xuất hóa đơn điện tử thì sẽ nhận được file về hóa đơn ở định dạng PDF và XML. Chúng ta có thể dễ dàng lưu lại trên điện thoại. Do đó, khi đi đường nếu cơ quan chức năng kiểm tra chỉ cần xuất trình file hóa đơn điện tử là được.