Quyết định 1391/QĐ-TCT được Tổng cục Thuế ban hành ngày 23/8/2022, quy định quy trình quản lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền. Văn bản này từng là căn cứ quan trọng trong giai đoạn triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, đặc biệt đối với mô hình bán lẻ, dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn và các hoạt động bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng.

Tuy nhiên, khi cập nhật quy định hiện hành, cần lưu ý rằng Quyết định 1391/QĐ-TCT đã được thay thế bởi Quyết định 2799/QĐ-CT ngày 06/8/2025 về Quy trình quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Vì vậy, Quyết định 1391/QĐ-TCT hiện có giá trị tham khảo lịch sử và phục vụ đối chiếu quá trình chuyển đổi quy định, không nên sử dụng như căn cứ áp dụng độc lập trong thời điểm hiện nay.

Quyết định 1391/QĐ-TCT là văn bản gì?

Quyết định 1391/QĐ-TCT ban hành kèm theo Quy trình quản lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền. Quy trình này được xây dựng nhằm chuyển hoạt động quản lý hóa đơn từ phương thức thủ công sang quản lý bằng dữ liệu điện tử, tự động hóa khâu tiếp nhận, xử lý, đối chiếu và khai thác thông tin hóa đơn.

Văn bản tập trung vào trách nhiệm của cơ quan thuế các cấp trong việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, xử lý dữ liệu hóa đơn, quản lý thông tin người nộp thuế, xử lý hóa đơn sai sót và xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý thuế.

Mục đích ban hành Quyết định 1391/QĐ-TCT

Quyết định 1391/QĐ-TCT được ban hành nhằm chuyển đổi quy trình quản lý hóa đơn theo hướng điện tử, tự động và minh bạch hơn. Văn bản nêu rõ mục đích là quy định trách nhiệm của công chức thuế trong quản lý, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử từ máy tính tiền; đồng thời ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung, giảm thao tác thủ công và hỗ trợ cơ quan thuế khai thác dữ liệu hóa đơn.

Điểm đáng chú ý là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không chỉ phục vụ việc xuất hóa đơn cho người mua, mà còn là nguồn dữ liệu quan trọng để cơ quan thuế theo dõi doanh thu, kiểm soát rủi ro và đối chiếu nghĩa vụ thuế của người bán.

Phạm vi điều chỉnh của Quyết định 1391/QĐ-TCT

Quyết định 1391/QĐ-TCT điều chỉnh trình tự, thủ tục tiếp nhận, xử lý và khai thác thông tin đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền. Loại hóa đơn này được quản lý dưới dạng dữ liệu điện tử và gắn với cơ chế kết nối, truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.

Đối tượng áp dụng của quy trình gồm Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực và công chức thuộc cơ quan thuế các cấp. Điều này cho thấy Quyết định 1391/QĐ-TCT chủ yếu thiết lập quy trình xử lý nghiệp vụ trong nội bộ ngành thuế, nhưng doanh nghiệp vẫn cần nắm nội dung để hiểu cách dữ liệu hóa đơn của mình được tiếp nhận, rà soát và xử lý.

Nội dung chính của Quyết định 1391/QĐ-TCT

1. Quản lý đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Quyết định 1391/QĐ-TCT quy định việc tiếp nhận và xử lý tờ khai đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Khi người nộp thuế gửi tờ khai, Cổng điện tử của cơ quan thuế thực hiện đối chiếu tự động các thông tin như mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, chuẩn dữ liệu, chữ ký số và tình trạng của tổ chức truyền nhận dữ liệu.

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi có thông báo tiếp nhận, hệ thống tiếp tục kiểm tra điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Trường hợp được chấp nhận, hệ thống tự động sinh thông tin mã của cơ quan thuế trên hóa đơn, bảo đảm tính duy nhất và gửi thông báo cho người nộp thuế.

2. Công khai thông tin người nộp thuế sử dụng hoặc ngừng sử dụng hóa đơn

Một nội dung đáng chú ý là cơ quan thuế thực hiện cập nhật và công khai danh sách người nộp thuế sử dụng hoặc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Việc công khai này được thực hiện trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và Cổng điện tử, nhằm tăng tính minh bạch trong quản lý hóa đơn.

3. Tiếp nhận và xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử

Đối với dữ liệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, Cổng điện tử tự động đối chiếu thông tin trong vòng 15 phút kể từ khi nhận được gói dữ liệu. Các nội dung được kiểm tra gồm trạng thái mã số thuế, chuẩn dữ liệu hóa đơn, tình trạng sử dụng hóa đơn điện tử, chữ ký số, số lượng hóa đơn trong gói dữ liệu và mã của cơ quan thuế trên hóa đơn.

Nếu dữ liệu hợp lệ, hệ thống lưu vào cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử. Nếu không hợp lệ, dữ liệu không được ghi nhận và người nộp thuế được thông báo kết quả kiểm tra.

4. Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Quyết định 1391/QĐ-TCT cũng quy định việc tiếp nhận, xử lý thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT. Cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu, kiểm tra sự tồn tại của hóa đơn, tình trạng thông báo và gửi kết quả xử lý cho người nộp thuế.

Quy định này giúp cơ quan thuế kiểm soát các trường hợp hủy, điều chỉnh, thay thế hóa đơn; đồng thời tạo căn cứ để rà soát khi phát hiện dấu hiệu sai lệch trong dữ liệu hóa đơn.

5. Rà soát dữ liệu, quản lý rủi ro và xây dựng cơ sở dữ liệu hóa đơn

Hệ thống hóa đơn điện tử được thiết kế để tự động rà soát dữ liệu định kỳ, phát hiện hóa đơn cần kiểm tra và gửi thông báo yêu cầu người nộp thuế giải trình. Nếu người nộp thuế không giải trình hoặc giải trình không đầy đủ, cơ quan thuế có thể chuyển sang phân loại rủi ro, kiểm tra tại trụ sở cơ quan thuế hoặc đưa vào kế hoạch thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế.

Dữ liệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền còn được hệ thống tự động chốt định kỳ hằng tháng để phục vụ công tác quản lý thuế và chương trình “Hóa đơn may mắn”.

Quyết định 1391/QĐ-TCT đã thay đổi như thế nào?

Điểm cập nhật quan trọng nhất là Quyết định 1391/QĐ-TCT đã được thay thế bởi Quyết định 2799/QĐ-CT ngày 06/8/2025. Quyết định mới ban hành quy trình quản lý rộng hơn, bao gồm cả hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử, phù hợp với cơ cấu tổ chức mới của ngành thuế và các quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Ngoài ra, từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung nhiều nội dung của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Trong đó, quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được sửa đổi theo hướng mở rộng và làm rõ nhóm đối tượng sử dụng, nguyên tắc lập hóa đơn, nội dung hóa đơn và hình thức gửi hóa đơn cho người mua.

Thông tư 32/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/6/2025 và thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC. Văn bản này tiếp tục hướng dẫn việc áp dụng hóa đơn điện tử, tiêu chí rủi ro trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, tiêu chí đối với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và các nội dung liên quan đến chứng từ điện tử.

Quy định mới về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ năm 2025

Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã làm rõ hơn quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Theo quy định mới, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc nhóm phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Nhóm hoạt động được nêu bao gồm trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, chiếu phim và dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải bảo đảm nhận biết được là hóa đơn in từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, không bắt buộc có chữ ký số và có thể được sử dụng làm chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.

Kết luận

Quyết định 1391/QĐ-TCT là văn bản quan trọng trong giai đoạn đầu triển khai quản lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền. Tuy nhiên, hệ thống pháp luật về hóa đơn điện tử đã có nhiều thay đổi, đặc biệt từ năm 2025 với Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Thông tư 32/2025/TT-BTC và Quyết định 2799/QĐ-CT.

Đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh vàng bạc, trang sức, việc cập nhật đúng quy định không chỉ giúp tuân thủ pháp luật về hóa đơn, chứng từ mà còn góp phần minh bạch doanh thu, hạn chế rủi ro thuế và nâng cao hiệu quả quản trị bán hàng.